Pięć zadań księgowej, które AI robi szybciej, i jedno, którego nie wolno mu oddać

Poniższe schematy poleceń działają w Claude, ChatGPT, Copilocie i Gemini. Zanim użyjecie ich na prawdziwych dokumentach: konto firmowe, nie prywatne, a dane osobowe i dane klientów zamienione na zastępcze. Jak to zrobić w pół minuty, pokazuję na module wstępnym.

1. Odczytanie danych z paczki faktur albo wyciągu

Dziesięć faktur w PDF od różnych dostawców, każda w innym układzie. Zamiast przepisywać, wklejacie pliki i prosicie o tabelę.

Z załączonych faktur wypisz tabelę z kolumnami: numer faktury, data wystawienia, sprzedawca, NIP sprzedawcy, netto, VAT, brutto, termin płatności. Jeśli jakiejś wartości nie ma na dokumencie, wpisz „brak”, nie zgaduj. Na końcu podaj sumę kolumn netto, VAT i brutto.

Co sprawdzić: sumę brutto z tabeli z sumą policzoną na boku, dwie losowe faktury pole po polu, pozycje „brak”. AI najczęściej myli się przy fakturach korygujących i przy kilku stawkach VAT na jednym dokumencie.

2. Porównanie dwóch list, które powinny się zgadzać

Wyciąg bankowy i rozrachunki, rejestr sprzedaży i plik od klienta, lista z KSeF i to, co jest w księgach. Dwie listy, kilkaset wierszy, coś się nie zgadza.

Poniżej dwie listy płatności: A (z wyciągu) i B (z rozrachunków). Dopasuj pozycje po kwocie i kontrahencie, z tolerancją 1 zł. Wypisz osobno: pozycje tylko w A, pozycje tylko w B, pary z różnicą kwoty. Nie łącz pozycji, jeśli nie masz pewności, zaznacz je jako „do sprawdzenia”.

Co sprawdzić: liczbę wierszy przed i po (nic nie zginęło), każdą parę „do sprawdzenia”. Przy listach powyżej kilkuset wierszy lepiej poprosić AI o formułę albo krótki skrypt do arkusza zamiast o porównanie „w głowie”.

3. Formuła w Excelu albo Arkuszach, której nikt nie pamięta

Zadanie opisane zwykłym językiem zamiast szukania składni.

Mam arkusz: kolumna A to data, B to kontrahent, C to kwota brutto, D to status („zapłacona”/„otwarta”). Napisz formułę do Arkuszy Google, która zsumuje kwoty otwarte dla kontrahenta z komórki F1, tylko z terminem płatności starszym niż 30 dni od dziś. Wyjaśnij formułę w dwóch zdaniach.

Co sprawdzić: wynik na trzech wierszach policzonych ręcznie. Czy formuła zakłada format daty, którego używacie. Czy działa w Waszej wersji (Excel i Arkusze różnią się funkcjami). Dopiero potem kopiowanie do całej kolumny.

4. Szkic pisma do klienta biura albo do urzędu

Przypomnienie o dokumentach, odpowiedź na pytanie klienta, pismo z wyjaśnieniem. Szkic w minutę, poprawki w pięć, zamiast pustej kartki przez pół godziny.

Napisz uprzejme, krótkie pismo do klienta biura rachunkowego z przypomnieniem, że do 10. dnia miesiąca potrzebujemy faktur kosztowych za poprzedni miesiąc, a brak dokumentów opóźni rozliczenie. Ton: rzeczowy, bez straszenia. Zostaw miejsca w nawiasach kwadratowych na nazwę klienta, miesiąc i termin. Maksymalnie 120 słów.

Co sprawdzić: każdą datę, kwotę i podstawę prawną, jeśli AI jakąś dopisało. Modele chętnie dodają numery artykułów, które brzmią dobrze i nie istnieją. Jeśli pismo ma zawierać podstawę prawną, wpisujecie ją sami.

5. Streszczenie zmiany w przepisach dla klientów

Długi komunikat albo interpretacja, a klienci chcą wiedzieć, co to zmienia u nich.

Poniżej treść komunikatu o zmianie przepisów. Streść go w trzech punktach z perspektywy małej firmy usługowej: co się zmienia, od kiedy, co trzeba zrobić. Cytuj fragmenty komunikatu przy każdym punkcie, żebym mogła je sprawdzić. Nie dodawaj informacji spoza tekstu.

Co sprawdzić: każdy cytat w oryginale. Prośba o cytaty to najprostszy sposób, żeby wymusić na modelu trzymanie się źródła, i najszybszy sposób, żeby złapać zmyślenie. Streszczenie idzie do klientów dopiero po Waszym przeczytaniu komunikatu.

Jedno zadanie, którego AI nie dostaje

Decyzji. Jaka stawka VAT, czy koszt jest kosztem uzyskania przychodu, jak zaksięgować nietypową operację, co odpowiedzieć urzędowi w sprawie spornej. AI może przygotować materiał do decyzji: zebrać przepisy, pokazać warianty, wskazać, co warto sprawdzić. Decyzję podejmuje i podpisuje księgowa, bo to ona za nią odpowiada, zna klienta i widzi to, czego w dokumentach nie ma.

To nie jest ostrożność na pokaz. Model językowy nie wie, czy ma rację. Odpowie równie pewnie, gdy się myli. W księgowości cena takiej pomyłki jest konkretna i ma datę płatności.

Wspólny mianownik

Zadanie	AI robi	Człowiek robi
Faktury do tabeli	Przepisuje	Sprawdza sumy i losowe pozycje
Dwie listy	Dopasowuje	Rozstrzyga niepewne pary
Formuła	Pisze	Testuje na trzech wierszach
Pismo	Szkicuje	Sprawdza daty i podstawy, wysyła
Streszczenie	Skraca z cytatami	Czyta oryginał, zatwierdza
Decyzja podatkowa	—	Podejmuje i podpisuje

Te pięć zadań to szkielet modułu dla księgowości. Na warsztacie robimy je na Waszych dokumentach, po anonimizacji, i kończymy listą, co jeszcze w Waszym dziale da się tak skrócić.