Jak przygotować zespół do warsztatu z AI, żeby nie był stracony dzień
Różnica między warsztatem, po którym ludzie zmieniają sposób pracy, a takim, po którym zostaje zaświadczenie, powstaje przed warsztatem. Oto, co przygotować.
1. Ankieta wśród uczestników (10 minut na osobę)
Wysyłam ją tydzień przed warsztatem. Możecie użyć tych pytań także wtedy, gdy organizujecie szkolenie z kimś innym albo sami.
- Stanowisko i czym zajmujesz się na co dzień, w trzech zdaniach.
- Jakich programów używasz najczęściej (poczta, Excel, CRM, system księgowy, inne)?
- Czy używałeś/używałaś już narzędzi AI? Których, do czego, na jakim koncie (prywatne/firmowe)?
- Wymień 2–3 zadania, które zabierają Ci najwięcej czasu albo najbardziej Cię męczą. Im konkretniej, tym lepiej.
- Czego obawiasz się w związku z AI w pracy? (Dane, błędy, zastąpienie, „nie nadążę”.)
- Co musiałoby się stać, żebyś po warsztacie powiedział/powiedziała, że był wart Twojego dnia?
Pytanie 4 jest najważniejsze. Z odpowiedzi powstają ćwiczenia. Pytanie 5 mówi mi, ile czasu poświęcić na bezpieczeństwo, a ile na rozbrajanie strachu.
2. Wybór zadań: 2–3 na osobę, nie więcej
Dobre zadanie na warsztat jest powtarzalne (robisz to co tydzień, nie raz w roku), ma jasny wynik (tabela, mail, raport, lista) i da się je zacząć i skończyć w pół godziny. Złe zadanie to „chcę lepiej rozumieć AI” albo „automatyzacja całego procesu zamówień”. Pierwsze nie ma wyniku, drugie to projekt, nie ćwiczenie.
| Zamiast | Lepiej |
|---|---|
| „Szybsza obsługa klientów” | „Odpowiedź na 10 najczęstszych pytań o dostawę, w naszym tonie” |
| „Raporty” | „Miesięczny raport sprzedaży według regionów, dziś 3 godziny z trzech plików” |
| „Umowy” | „Porównanie umowy od dostawcy z naszym wzorem, lista różnic” |
| „Excel” | „Formuła, która liczy prowizje według tabeli progów, dziś robię to ręcznie” |
3. Pliki przykładowe po anonimizacji
Każde zadanie potrzebuje prawdziwego pliku: maila, faktury, arkusza, umowy. Prawdziwego w układzie i treści, ale bez danych osobowych i tajemnic firmy. Instrukcja, którą wysyłam:
- Imiona, nazwiska, nazwy firm klientów, adresy, numery (NIP, PESEL, konta, telefony) zamienić na zmyślone. Zachować format: NIP ma nadal 10 cyfr, mail nadal wygląda jak mail.
- Kwoty można zostawić albo pomnożyć przez stały współczynnik, jeśli są wrażliwe. Ważne, żeby nadal się sumowały.
- Jeden plik na zadanie wystarczy. Dwa, jeśli zadanie polega na porównaniu.
- Pliki zbiera jedna osoba w firmie i sprawdza przed wysłaniem. Ja nie zabieram ich ze sobą po warsztacie.
Jeśli anonimizacja wydaje się za dużą pracą, to pierwsza lekcja: AI zrobi ją w pół minuty, pod warunkiem że pierwszy raz zrobicie to z głową. Pokazuję to na początku warsztatu.
4. Konta i uprawnienia
- Konta firmowe w narzędziu, którego będziecie używać (Claude, ChatGPT, Copilot, Gemini), założone i sprawdzone dzień wcześniej. Logowanie na warsztacie zjada pół godziny, jeśli ktoś nie pamięta hasła.
- Ustawienia planu firmowego: trenowanie na danych wyłączone, historia rozmów według Waszej decyzji, administrator wskazany.
- Jeśli warsztat dotyczy danych firmy (raporty, CRM): osobne konto tylko do odczytu, wyłączone pola wrażliwe, założone tydzień wcześniej i przetestowane. Nie konto administratora.
- Sprzęt: każdy ma własny laptop i dostęp do sieci. Na jednym komputerze dla dwóch osób pracuje jedna.
5. Organizacja dnia
Do 12 osób w grupie. Pierwsza część wspólna, potem praca w grupach według ról: księgowość przy jednym stole, sprzedaż przy drugim. Osoba decyzyjna obecna przynajmniej na początku i na końcu, gdy układamy listę pomysłów do wdrożenia. Bez spotkań w międzyczasie; „wyskoczę na pół godziny” kończy się nieobecnością na własnym ćwiczeniu.
6. Tydzień po warsztacie
- Każdy używa AI przy zadaniach z warsztatu, w pracy, nie „w wolnej chwili”. Wolna chwila nie przychodzi.
- Jedna osoba w dziale zbiera polecenia, które działają, w jednym dokumencie. Godzina tygodniowo.
- Pytania i błędy idą mailem do prowadzącego. U mnie to 30 dni po szkoleniu.
- Zarząd przegląda listę pomysłów z warsztatu i decyduje: co zespół robi sam, co warto wycenić u programisty.
- Po miesiącu krótkie spotkanie: co zadziałało, co poprawić, czy rozszerzać na inne działy.
Ankieta, wybór zadań i instrukcja anonimizacji to pierwsze, co wysyłam po rozmowie. Jeśli chcecie zacząć od tego, napiszcie, prześlę formularz ankiety jeszcze przed ustaleniem terminu.